Comment répondre à un appel à propositions

Les points importants

Afin de préparer au mieux votre projet, il est nécessaire de tenir compte des éléments suivants :

La vérification de l'état de l'art

La Commission ne finance pas deux fois le même projet. Il convient donc de vérifier ce qui a déjà été financé avant toute rédaction de projet.
De plus cela constitue un bon moyen de se renseigner sur ce qui se fait dans sa spécialité, voire de contacter le coordonnateur d'un projet en cours en vue d'une future collaboration.
Pour consulter un projet déjà financé dans le 6ème PCRDT



Les points à vérifier

  • La concordance du projet avec les priorités et thèmes prévus par l'appel à proposition et le programme de travail
  • Son caractère innovant
  • La justification du choix des partenaires du consortium, leur complémentarité
  • La plus-value européenne
  • La structuration de la proposition : présenter un programme de travail avec des étapes claires et une définition des rôles pour chaque partenaire
  • L'exploitation et la diffusion des résultats du projet
Le PCRDT est étroitement lié aux politiques communautaires. Pensez à inscrire votre projet dans ce contexte.
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Le partenariat

La composition du consortium

Les règles de participation pour le 7ème programme cadre seront publiées dans le courant du deuxième semestre 2006.
Le coordinateur du réseau représente le consortium auprès de la Commission Européenne, et est responsable de la soumission de l'ensemble des documents. C'est également lui qui reçoit la contribution financière de la Commission et la reverse aux partenaires.
Tout partenariat doit être justifié par le projet !



Comment trouver ses partenaires

En s'appuyant sur son réseau relationnel : ainsi les partenaires se connaissent déjà entre eux, et chaque partenaire peut solliciter son propre réseau
En profitant des journées d'information organisées à l'occasion de la diffusion des appels à proposition pour rencontrer d'éventuels partenaires.
En consultant les différentes bases de données :



En interrogeant les points de contact nationaux de votre thématique de recherche : Les points de contact nationaux
En prenant contact avec la Délégation Lorraine à Bruxelles
En rejoignant un projet déjà financé par le 6ème PCRDT
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Rédaction et dépôt des propositions

La rédaction

Il est fortement recommandé de rédiger votre proposition en anglais (sollicitez vos collègues anglophones !). Le résumé doit obligatoirement être en anglais.
Les experts évaluateurs ayant différentes nationalités, le style de votre proposition doit être clair, sans abréviations, ni sous-entendus.
Les formulaires à remplir comprennent deux parties :

  • la partie A pour les données administratives et financières
  • la partie B pour le contenu technique et la gestion du consortium
Respectez les consignes données par le guide du proposant fourni avec chaque appel.
Attention : le résumé ne doit pas se limiter aux contenus scientifiques du projet mais inclure tous les aspects de votre projet.





La soumission en ligne

Les propositions déposées en réponse aux appels à propositions de la Commission Européenne se font en ligne.
Enregistrer au plus tôt sa proposition permet d'éviter les problèmes de compréhension de certains termes entre les partenaires et avec la Commission.
De plus vous pouvez revoir et modifier votre proposition aussi souvent que nécessaire jusqu'à la clôture de l'appel.
Le système électronique de préparation et l'EPSS (soumission en ligne) sont disponibles sur le site de Cordis
Par ailleurs je tiens à votre disposition un mode d'emploi pour la soumission en ligne détaillant : l'accès à l'EPSS et l'enregistrement, la rédaction de la proposition, la soumission de la proposition, et la marche à suivre pour les différents acteurs.





Comment sont sélectionnées les propositions

Les critères d'éligibilité

La Commission vérifie les critères d'éligibilité de la proposition : délai de soumission, nombre de partenaires, documents fournis.

La procédure d'évaluation :

Elle est effectuée par des experts extérieurs indépendants (évaluation par les pairs) qui sont désignés directement par la Commission Européenne, ou à partir de la base de donnée des CV d'experts.
L'évaluation est en une ou deux étapes. Dans ce cas il n'est demandé de fournir à la première étape que la proposition présentée dans ses grandes lignes, ou une proposition incomplète. Seuls les proposants retenus fourniront une proposition complète.
Les experts évaluent individuellement les propositions, puis se réunissent en panels où la décision est prise par voie de consensus.



Les critères d'évaluation

Le PCRDT retient plusieurs critères généraux d'évaluation qui sont présentés par les programmes de travail et le texte de l'appel à proposition, tels que :

  • pertinence par rapport aux objectifs du programme spécifique
  • excellence scientifique et technologique
  • valeur ajoutée à l'UE
  • adéquation des ressources, des aptitudes et de l'organisation pour mener à bien le projet avec succès.

La proposition est retenue : les relations contractuelles

Le contrat avec la Commission :

Un contrat est conclu entre la Commission et les participants du consortium définissant les droits et obligations de tous les participants, via le coordinateur du projet.

L'accord de consortium

Cet accord entre les partenaires est obligatoire, sauf exception mentionnée dans l'appel à proposition.
Il définit l'organisation interne, la gestion du consortium, les droits et obligations des partenaires, et le règlement des conflits
La Commission n'est pas partie au contrat mais fournit une liste de contrôle contenant les aspects pouvant figurer dans un accord de consortium



Propriété intellectuelle, contrats types et accords de consortium

Modèles de contrats

Accords de consortium

Modèles d'accords de consortium

Propriété intellectuelle

Un service d'assistance a été mis en place par la Commission pour toute question de propriété intellectuelle :


Devenez experts évaluateurs

La Commission Européenne recherche des experts indépendants pour l'évaluation des propositions.
Afin que des experts lorrains soient présents dans les panels d'évaluation où se prennent les décisions de financement de projets, je vous incite à vous inscrire dans la base de données de la Commission Européenne pour.
Il suffit de remplir ce questionnaire, cela prend une quinzaine de minutes.
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Appels à propositions et documents à consulter

ll n'est possible de soumettre une proposition qu'en réponse à un appel à propositions de la Commission Européenne.
Deux types d'appels existent :


  • ceux à date fixe, en général un par an. La date limite de dépôt de la proposition est généralement fixée 3 mois après la parution.
  • ceux ouverts en permanence, avec des dates d'évaluations régulières

Attention les appels fixent des échéances précises qu'il convient de respecter à la minute près, et mieux encore déposer le projet quelques jours avant la date limite.

Les documents nécessaires

Pour chaque appel à proposition sont diffusés des dossiers spécifiques qui comprennent les documents nécessaires à votre proposition :

  • texte de l'appel
  • programme de travail
  • guides par instrument
  • guide des proposants
  • guide de l'évaluateur
Ils sont en général disponibles dans toutes les langues de travail.
La version anglaise est toutefois la plus fiable en raison des possibles erreurs de traduction.



Ou trouver les appels à propositions

Les appels à propositions et l'ensemble des documents nécessaires à la réponse aux appels sont disponibles sur le site Cordis

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